Microsoft Outlookのカスタム検索フォルダで時間を節約する

Outlookでの検索は非常に簡単ですが、定期的に検索すると同じ検索を何度も入力する必要がなくなります。カスタム検索フォルダを使用すると、これらのカスタム検索を保存して、クリックするだけでそれらに戻ることができます。

カスタム検索フォルダを保存済み検索のように考えるのは魅力的ですが、実際にはそれよりもクールです。これらは自動的に更新されるため、Gmailのラベル機能と似ていますが、より強力であることを除けば、実際には仮想フォルダのように機能します。特定の人からの未読のメッセージ、および1つ以上の添付ファイルがあるメッセージのみを表示するフォルダが必要ですか。問題ない。

設定方法を見てみましょう。

Outlookで定義済み検索フォルダを作成する

Outlookには、利用できる定義済み検索フォルダが既にいくつかあります。これらをカスタマイズすることはできませんが、念頭に置いておいてください。

まずはじめに、検索フォルダは、ウィンドウの左側にあるOutlookデータファイルのフォルダリストの一番下にあります。各データファイルには独自の検索フォルダがあるため、Outlookを使用して複数のアカウントを確認する場合は、それぞれに異なる検索フォルダを設定できます。

ただし、最初の検索フォルダを作成するまでは、その「検索フォルダ」フォルダを選択することさえできません。検索フォルダを作成するには、リボンの[フォルダ]タブに切り替えて、[新しい検索フォルダ]ボタンをクリックします。

これにより、[新しい検索フォルダ]ウィンドウが開きます。 [メールの閲覧]、[ユーザーとリストからのメール]、[メールの整理]などのカテゴリに分類された、定義済みの検索フォルダがたくさんあります。ほとんどのフォルダは一目瞭然なので、詳細には説明しません。フォルダを参照するだけで済みます。

ここでは、未読メールを表示する新しい検索フォルダを作成しています。どのフォルダに保存されていても、未読のメールがすべて表示されるので、周りには非常に便利な検索フォルダがあります。作成したい検索フォルダをクリックして[OK]ボタンをクリックします。

とても単純ですね。それでは、もっと強力な独自のカスタム検索フォルダを作成してみましょう。

Outlookでカスタム検索フォルダを作成する

カスタム検索フォルダを使用すると、定義済みの検索フォルダに含まれていない追加の条件を使用できます。Outlookメッセージに含まれる任意のフィールドでほとんど検索できます。さらに重要なのは、複数の基準を使ってメッセージを選択するカスタム検索フォルダを作成することです。たとえば、特定の人からのメッセージだけを表示し、件名に特定の単語を含めることができます。

検索フォルダを作成するには、リボンの[フォルダ]タブに切り替えて、[新しい検索フォルダ]ボタンをクリックします。

 

[新しい検索フォルダ]ウィンドウで、リストの一番下までスクロールし、[カスタム検索フォルダを作成する]オプションを選択して、表示される[選択]ボタンをクリックします。

[カスタム検索フォルダ]ウィンドウで、フォルダの名前を入力します。

次に、検索条件を設定しますので、[条件]ボタンをクリックします。

[検索フォルダの条件]ウィンドウでは、検索を実際にカスタマイズできます。また、利用可能な条件をいくつでも選択できます。

[メッセージ]タブには、件名またはメッセージ本文、送信者、および受信者の特定の単語を検索するための基本的な条件が含まれています。また、自分が「To」行、または「To」行または「Cc」行で他の人と同じ人だけのメッセージに検索を制限することもできます。

また、メッセージの受信、送信、変更などに基づいてメッセージの時間範囲を指定することもできます。したがって、たとえば、過去7日間に受信したメッセージだけを表示できます。

「その他の選択肢」タブには、検索を絞り込むためのさらに多くの基準があります。特定のカテゴリのメッセージ、未読または添付ファイルのあるもの、メッセージの重要性、フラグが立てられているかどうか、さらにはメッセージの実際のサイズで検索できます。ところで、最後のものは大きな添付ファイルを見つけて削除するのに役立ちます。

[詳細設定]タブでは、Outlookオブジェクトに保存できるすべてのフィールドに基づいて条件を追加できます。たくさんありますので、ここでは説明しません。しかし、他のタブで見つけられなかったもので検索する必要がある場合は、その「フィールド」ボタンをクリックしてメニューを参照して検索する可能性があります。

これら3つのタブで必要な基準をすべて設定したら、[OK]ボタンをクリックして[カスタム検索フォルダ]ウィンドウに戻ります。完了する前に、ここでもう1つ設定することがあります。

既定では、作成したカスタム検索はOutlookデータファイル内のすべてのフォルダから取得されます。特定のフォルダに限定したい場合は、[参照]ボタンをクリックしてください。

フォルダ選択ウィンドウで、検索に含めたいフォルダを選択し、「OK」ボタンをクリックします。

そして、メインのカスタマイズウィンドウに戻り、先に進んでもう一度「OK」をクリックします。

Outlookはカスタム検索フォルダを作成し、それをフォルダビューに追加します。

あなたがそれを使用することに夢中になると、カスタム検索フォルダ機能はかなり強力です。検索フォルダを使用できるのは、ほんの一例です。

  • Messages to and from your boss
  • Messages with unresolved followup flags by category (for example, you could search for only the unresolved items in the personal category)
  • Messages with high importance
  • Messages to and from a client (You could even use their full domain in the search box and choose to search all fields)
  • Messages with attachments and that are over a certain size (great for getting rid of big attachments and reducing the size of your data file)

そしてそれは表面を傷付けるだけです。それで、あなたはどんな種類の検索フォルダーを作成しますか?コメント欄でお知らせください。