PowerPointプレゼンテーションでExcelワークシートをリンクまたは埋め込む方法

場合によっては、ExcelスプレッドシートのデータをMicrosoft PowerPointプレゼンテーションに含める必要があります。元のExcelシートとの接続を維持するかどうかに応じて、これを行う方法がいくつかあります。見てみましょう。

リンクと埋め込みの違いは何ですか?

PowerPointプレゼンテーションにスプレッドシートを含める方法は3つあります。 1つは、スプレッドシートからそのデータを単純にコピーしてから、それをターゲット文書に貼り付けることです。これは問題なく動作しますが、実際にできることはPowerPointでデータを単純なテーブルに変換することだけです。 PowerPointの基本的な表の書式設定ツールを使用することはできますが、変換後はExcelの機能を使用することはできません。

それは時々役に立つかもしれませんが、あなたの他の2つのオプション - リンクと埋め込み - はもっと強力で、そして私達がこの記事で行う方法をあなたが示すことになるものです。どちらも実際のExcelスプレッドシートをターゲットプレゼンテーションに挿入するという点で、非常に似ています。これはExcelシートのように見えますが、Excelのツールを使って操作することができます。違いは、これら2つのオプションが元のExcelスプレッドシートへの接続をどのように扱うかという点です。

  • If you link an Excel worksheet in a presentation, the target presentation and the original Excel sheet maintain a connection. If you update the Excel file, those updates get automatically reflected in the target presentation.
  • If you embed an Excel worksheet in a presentation, that connection is broken. Updating the original Excel sheet does not automatically update the data in the target presentation.

もちろん両方の方法に利点があります。 (リンクを維持する以外に)ドキュメントをリンクする利点の1つは、データがほとんどExcelシートに保存され、PowerPointでのみ表示されるため、PowerPointプレゼンテーションのファイルサイズが小さくなることです。 1つの欠点は、元のスプレッドシートファイルを同じ場所に保存する必要があることです。そうでない場合は、再度リンクする必要があります。また、元のスプレッドシートへのリンクに依存しているため、その場所にアクセスできないユーザーにプレゼンテーションを配布する必要がある場合はそれほど役に立ちません。

一方、そのデータを埋め込むと、プレゼンテーションのサイズが大きくなります。これは、すべてのExcelデータが実際にPowerPointファイルに埋め込まれるためです。埋め込みにはいくつかの明確な利点があります。たとえば、元のExcelシートにアクセスできない可能性があるユーザーにそのプレゼンテーションを配布している場合、または(更新されるのではなく)特定の時点でそのプレゼンテーションを表示する必要がある場合など元のシートへの接続がより理にかなっています。

それで、これらすべてを念頭に置いて、Microsoft PowerPointにExcelシートをリンクして埋め込む方法を見てみましょう。

Microsoft PowerPointでExcelワークシートをリンクまたは埋め込む方法

ExcelワークシートをPowerPointプレゼンテーションにリンクまたは埋め込むことは、実際には非常に簡単で、どちらを実行するかについてもほとんど同じです。 Excelワークシートと、編集するPowerPointプレゼンテーションの両方を同時に開くことから始めます。

Excelで、リンクまたは埋め込むセルを選択します。ワークシート全体をリンクまたは埋め込む場合は、左上隅の行と列の接合部にあるボックスをクリックしてシート全体を選択します。

WindowsではCtrl + Cキー、macOSではCommand + Cキーを押してこれらのセルをコピーします。選択したセルを右クリックして、コンテキストメニューの[コピー]オプションを選択することもできます。

今すぐPowerPointプレゼンテーションに切り替えて、リンクまたは埋め込んである資料が欲しい場所にカーソルを置きます。リボンの[ホーム]タブで、[貼り付け]ボタンの下にある下矢印をクリックし、ドロップダウンメニューから[形式を選択して貼り付け]コマンドを選択します。

これにより、[形式を選択して貼り付け]ウィンドウが開きます。ファイルのリンク処理または埋め込み処理で機能的に異なる唯一の機能がここにあります。

スプレッドシートを埋め込む場合は、左側の[貼り付け]オプションを選択します。スプレッドシートをリンクしたい場合は、代わりに[リンクを貼り付け]オプションを選択してください。真剣に、それだけです。それ以外はこのプロセスは同じです。

どちらを選択しても、次に右側のボックスで[Microsoft Excelワークシートオブジェクト]を選択し、[OK]をクリックします。

PowerPointプレゼンテーションにExcelシート(または選択したセル)が表示されます。

Excelデータをリンクした場合は、PowerPointで直接編集することはできませんが、どこかをダブルクリックして元のスプレッドシートファイルを開くことができます。元のスプレッドシートに加えた更新は、PowerPointプレゼンテーションにも反映されます。

Excelデータを埋め込む場合は、PowerPointで直接編集できます。スプレッドシート内の任意の場所をダブルクリックすると、同じPowerPointウィンドウに留まりますが、PowerPointリボンはExcelリボンに置き換えられ、すべてのExcel機能にアクセスできます。ちょっとかっこいいですね。

スプレッドシートの編集を中止してPowerPointコントロールに戻る場合は、スプレッドシートの外側をクリックします。